En Resumen
Shea Business Solutions maneja la contabilidad para restaurantes y panaderías en Orlando, FL, ese tipo de negocio donde los depósitos de tarjeta, las propinas y el costo de alimentos vuelven los libros más difíciles de lo que parecen. Se lleva en QuickBooks Online, a cargo de un ProAdvisor Nivel 2 y Especialista Certificado en Nómina que responde el mismo día hábil, con la nómina semanal y los libros mensuales siempre sincronizados. Si sabe qué tan concurrido estuvo el viernes pasado pero no cuánto fue su costo de alimentos el mes pasado, esta es la solución.
Los restaurantes tienen un conjunto de trampas contables que casi ningún otro negocio comparte. El sistema de punto de venta (POS) deposita el monto neto de comisiones, así el ingreso se ve más bajo de lo que fue y las comisiones del procesador nunca llegan a los libros como un gasto.
Las propinas circulan de maneras que hay que registrar para la nómina y los reportes. Y como la nómina es semanal, los errores se multiplican cuatro veces al mes en lugar de dos, así que un pequeño fallo en la configuración de la nómina se convierte rápido en un problema mensual.
Depósitos de Tarjeta, Comisiones del Procesador e Ingreso Real
El error contable más común en un restaurante es registrar como ventas el depósito neto que envía el procesador de tarjetas. Eso subestima el ingreso, esconde las comisiones que en realidad pagó y distorsiona en silencio cada margen que intenta leer.
Registramos las ventas brutas y separamos las comisiones del procesador como su propio gasto, de modo que su estado de resultados muestre lo que de verdad ganó y lo que de verdad costó cobrarlo. También cerramos los fondos no depositados, que es donde el ingreso de un restaurante se cuenta dos veces cuando nadie está conciliando los depósitos.
Propinas y Nómina Semanal, en Orden
Los salarios con propina y la asignación de propinas son una disciplina aparte, y hacerlos mal genera problemas tanto de nómina como de impuestos. Un restaurante de Orlando llegó a nosotros con errores en la asignación de propinas y seis meses de contabilidad atrasada. Corregimos los procedimientos de asignación de propinas, reconstruimos el historial y automatizamos una nómina semanal confiable para sus 15 empleados.
La contabilidad y la nómina se repararon juntas, porque en un restaurante se alimentan la una a la otra, y el dueño salió con márgenes de costo de alimentos precisos por primera vez. Si la nómina es la pieza que se le escapa, nuestra página de servicios de nómina explica cómo la manejamos.
Costo de Alimentos y los Números que Dirigen una Cocina
Una vez que el ingreso y la nómina se registran correctamente, los reportes por fin significan algo. El porcentaje de costo de alimentos, la mano de obra como porción de las ventas y el costo primo son los números que deciden si un restaurante sobrevive, y ninguno es confiable sobre libros desordenados. Construimos el plan de cuentas para que el costo de ventas y la mano de obra se reporten con claridad cada mes, y luego entregamos un estado de resultados con el que de verdad puede dirigir la cocina.
- Ventas brutas registradas, comisiones separadas. El ingreso y las comisiones del procesador quedan visibles, no combinados en un solo número engañoso.
- Propinas y nómina semanal. La asignación de propinas resuelta y la nómina procesada en su calendario semanal, registrada directamente en los libros.
- Reportes de costo de alimentos y mano de obra. El costo de ventas y la mano de obra se registran para que el costo primo sea un número en el que puede confiar.
- Conciliaciones mensuales. Cada cuenta conciliada para que los fondos no depositados nunca cuenten su ingreso dos veces.
¿Atrasado con los Libros? Empiece por Ahí
Los restaurantes se atrasan más rápido que la mayoría de los negocios porque el día nunca termina. Si lleva meses atrás, primero lo ponemos al día con la puesta al día de contabilidad, y luego pasa a la contabilidad mensual de tarifa fija para que se mantenga al corriente.
El servicio mensual se ajusta al volumen, que en un restaurante concurrido refleja el tráfico de tarjetas. Todo se cotiza por escrito antes de comenzar.
Panaderías, Catering e Ingresos Mixtos
No todo negocio de comida es un restaurante con servicio de mesa, y la contabilidad cambia según el modelo. Una panadería que vende al menudeo en el mostrador y al mayoreo a cafeterías tiene dos fuentes de ingreso que deben reportarse por separado, porque los márgenes no se parecen en nada. Añada catering o eventos y aparece una tercera, a menudo con anticipos cobrados semanas antes de que salga la comida.
Estructuramos las cuentas para que cada fuente aparezca en su propia línea y para que los anticipos se registren como lo que son: dinero que se debe como servicio y no ingreso ya ganado. Así un buen mes de catering no hace que el lado minorista parezca más sano de lo que está, y el dueño no se gasta un anticipo que todavía tiene un pastel pendiente. La misma disciplina que arregla los depósitos de tarjeta de un restaurante arregla los ingresos mixtos de una panadería: registrar lo que de verdad pasó, en el periodo en que pasó, en una línea que se pueda leer.
¿Quiere un presupuesto para sus libros? Llame o use el formulario al inicio de esta página. Cada mensaje recibe respuesta el mismo día hábil.
Preguntas Frecuentes
¿Manejan la nómina de restaurantes con propinas?
Sí. Configuramos el manejo de salarios con propina y la asignación de propinas, procesamos la nómina semanal y la registramos directamente en sus libros. Automatizamos la nómina semanal de un restaurante de Orlando con 15 empleados mientras corregíamos sus errores de asignación de propinas.
¿Por qué mis ventas se ven más bajas que el total de mi caja registradora?
Por lo general, porque el procesador de tarjetas deposita el monto neto de comisiones y ese neto se registró como ingreso. Registramos las ventas brutas y separamos las comisiones del procesador, para que tanto su ingreso como su costo real se muestren correctamente.
¿Pueden darme un porcentaje de costo de alimentos preciso?
Sí. Una vez que el ingreso y la nómina se registran correctamente, estructuramos el costo de ventas y la mano de obra para que el costo de alimentos, el porcentaje de mano de obra y el costo primo se reporten con claridad cada mes.
¿Cuánto cuesta la contabilidad para restaurantes?
El precio depende del volumen de transacciones, que en los restaurantes refleja el tráfico de tarjetas. La puesta al día y la limpieza se cotizan por escrito después de una revisión gratuita.
¿Atienden restaurantes en toda el área metropolitana de Orlando?
Sí. Trabajamos con restaurantes, panaderías y negocios de comida en todo Orlando y el área circundante del centro de Florida, incluyendo Winter Park, Dr. Phillips, Lake Nona, Celebration y Kissimmee. La contabilidad se realiza de forma remota, con respuestas el mismo día hábil cada vez que surge una pregunta.
